1、接收档案资料进馆须按计划进行，计划外接收进馆的要经分管副馆长或馆长同意。接收进馆必须办理交接手续，并做好消毒等技术处理，交接书须由交接双方单位分管领导和有关人员签字盖章并存查。
2、实行专人管理制度，库房钥匙由管理科科长保管，个人不准随身携带。调取和归还档案资料必须由库管员和管理科科长同时进库房。库管员或科长因事请假时，由副科长或其他库管员负责。未经允许，他人不得进入库房。
3、保管档案以全宗为单位，保管资料以大类为单位。案卷和资料要系统排列，做到存放有序、底数清楚、查找方便。要及时建立和补充《全宗卷》。
4、提供档案资料一律由管理科负责。查阅调取档案资料，必须填写《调卷单》，由接待人员人员签字，当天归还入库。
5、档案一般不外借，如因特殊情况确需外借的，须经分管副馆长、馆长或馆班子研究同意，指定专人送达、明确借用时限、登记签字并按期取回，归还入库。
6、落实库房防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫等措施，责任人按时检查记录；保持整洁和适宜温湿度，即温度14至24℃，湿度45%至60%，每天定时测记。
7、要加强对重点、涉密及控制使用档案的管理，确保这些档案信息安全。调取提供重点、涉密及控制使用的档案，须逐级请示，经有关领导签批同意。
8、馆内有关部门和人员对馆藏档案资料进行整理、鉴定、抢救，需在库房内进行相关工作时，须经分管副馆长批准，库管员协助；需调出库房时，须经分管副馆长签批并登记，按期归还。
9、移出档案资料给外单位或销毁期限已满档案资料，须经馆班子研究决定。销毁档案资料须经鉴定委员会鉴定，馆班子研究同意。移出或销毁档案资料须履行审批、交接和监销手续。
10、对已建立全文电子档案的纸质档案予以封存。如遇特殊情况需要启封时，须经馆班子研究同意，并有分管副馆长、管理科长和库管员同时在场，登记签字。
11、加强对档案库房各种防护监控设施设备的维护和检查监测，及时排查并消除运行隐患，保证这些设施设备状态良好、符合安全要求、运行正常。加强对馆藏档案资料管理的电子监控。
12、加强对档案资料保管情况的监督检查。每年定期核查档案资料保管状况，发现问题，及时解决。加强日常巡查，发现问题，及时排除和报告。加强电子监控，及时发现和解决问题。
13、库管员工作发生变动时，必须逐一清点核对所管库房全部档案，编制移交清册，交接双方和管理科科长、分管副局馆长经确认后分别在移交书上签字，存档备查。
